BE14: 員工意見
積極徵求員工意見，公正判斷並透明處理
1. 目標
一家未來適能狀態企業應採取措施，盡量減少員工意見，並實施內部控制措施，以識別並公平處理任何出現的問題。
1.1 此目標的意義
公司依賴於員工的承諾和動力，因此盡可能地與員工互動是良好的商業意識。此目標的目的是設定一個可接受的最低表現門檻，這意味著確保公司不會損害員工的福祉。
沒有任何公司能夠完全避免員工意見，但公司必須採取一切可能的措施來減少意見，並有效且適當地處理任何出現的意見。
要成為未來適能狀態企業，公司必須建立適當的機制來識別和管理員工意見，以確保潛在的嚴重問題和合法申訴不會被忽視。
1.2 此目標的必要性
與所有未來適能狀態零損目標一樣，公司必須達成此目標，以確保其不會阻礙社會朝著環境恢復、社會公正及經濟包容的未來邁進。要了解更多關於這些目標如何基於 30 多年的系統科學推導出來的信息，請參閱 方法指南。
以下統計數據有助於說明為什麼所有公司達成此目標至關重要：
1.3 此目標對永續發展目標 (SDGs) 的貢獻
聯合國永續發展目標 (SDGs) 是對全球最大系統性挑戰的集體回應，因此它們自然相互關聯。任何特定行動都可能直接影響某些 SDGs，並通過連鎖效應影響其他目標。未來適能狀態企業可以確保其正在幫助——而不是阻礙——SDGs 的進展。
公司通過確保積極徵求員工意見、公正判斷並透明處理，並積極鼓勵其供應商也這樣做，可以為多個 SDGs 做出貢獻。但與此目標最直接相關的連結如下：
| 與此零損目標的連結 | |
|---|---|
 |
支持確保婦女在各級決策中充分有效參與及平等領導機會的努力。 |
 |
支持促進所有人的社會、經濟及政治包容的努力，並支持通過促進適當的政策及行動來確保平等機會並減少結果不平等。 |
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支持建立有效、負責任及透明的機構的努力，並支持確保各級決策具有回應性、包容性、參與性及代表性。 |
2. 行動
2.1 開始
背景資訊
此目標解決了其他員工目標未涵蓋的問題，並確保員工在公司未能達到其他目標時有能力通知管理層。
為了積極徵求、公正判斷並透明處理員工意見，所有員工必須能夠通過一個運作良好的機制提出一般意見，並引起對潛在有害或不道德行為的關注。
問題
這些問題應幫助你識別需要收集的資訊。
2.2 追求未來適能狀態
介紹
要評估此目標的進展，需要解決的兩個步驟是識別報告期內公司的所有員工，然後確保這些員工都能訪問適當的意見機制。
確定哪些工人屬於「員工」範圍的指導
公司與為其活動提供勞動力的人之間存在多種不同的工作關係。區分誰是直接員工，誰是為公司提供服務的外部組織的一部分非常重要。有關確定誰是員工的詳細信息，請參閱 實施指南。
下一節描述了判斷特定行動是否會推動未來適能狀態所需的適能標準。
適能標準
根據 聯合國工商業與人權原則, 歐洲企業社會責任, 及 CAO, 的指導，以下標準被視為未來適能狀態的充分條件：
持續改進
- 任何使用意見機制的人都被要求提供改進反饋。
- 意見機制的表現被監控並定期評估。
- 意見機制的評估必須包括定期主動徵求員工的反饋。132
- 當識別出改進領域時，公司採取措施實施這些變更。
3. 評估
3.1 進度指標
未來適能狀態進度指標的作用是反映公司在達成特定目標的進展程度。進度指標以簡單的百分比表示。
公司應始終尋求評估其所有活動的未來適能狀態。在某些情況下，這可能無法實現。在這種情況下，請參閱 實施指南 中的「使用不完整數據進行評估和報告」部分。
評估每位員工的適應性
請注意，儘管適應性是按每位員工評估的，但可以按群體（例如按地點、職能等）進行評估，前提是群體中的所有員工都能平等訪問相同的意見機制。
員工意見機制根據八個適能標準類別（合法性、積極結果、可訪問性、減少不確定性、公平性、透明度、積極參與、持續改進）進行評分，如下所示：
- 0% 適應性: 對於任何未實施正式意見機制的員工或員工群體，或未對機制進行評估，或意見機制不符合「確保合法性」和「確保積極結果」兩個適能標準類別。
對於受意見機制覆蓋的員工，評分如下：
- 30% 適應性: 滿足「確保合法性」和「確保積極結果」標準。
- 45% 適應性: 滿足一個額外的標準類別。
- 60% 適應性: 滿足兩個額外的標準類別。
- 70% 適應性: 滿足三個額外的標準類別。
- 80% 適應性: 滿足四個額外的標準類別。
- 90% 適應性: 滿足五個額外的標準類別。
- 100% 適應性: 滿足所有標準類別。
3.2 背景指標
背景指標的作用是為利益相關者提供解釋公司進展全貌所需的額外資訊。
總員工人數
除了受適當意見機制覆蓋的員工比例外，公司還必須報告報告期內為公司工作的總員工人數。
請注意，此指標不適合使用平均員工人數（例如將兩名每週工作 20 小時的員工等同於一名全職員工，或將三名各工作四個月的人等同於一個全職職位)，因為此類方法可能會掩蓋對相關個人的影響。
有關如何報告背景指標的示例，請參閱 此處。
4. 保證
4.1 保證的用途及其重要性
任何追求未來適能狀態的公司，如果能夠展示其未來適能狀態數據的質量及支持這些數據的控制措施的穩健性，將能夠在其關鍵利益相關者（從 CEO 和 CFO 到外部投資者）中建立更多信心。
這對於希望公開報告其未來適能狀態進展的公司尤其重要，因為某些公司可能需要在公開披露之前獲得獨立審核。通過建立有效且文件完善的控制措施，公司可以幫助獨立審核人員快速了解業務運作方式，從而提高其提供審核及/或建議改進的能力。
4.2 針對此目標的建議
以下幾點強調了與此特定目標相關的注意事項。每家公司及報告期都是獨特的，因此審核工作總會有所不同：在任何情況下，審核人員可能會評估不同的控制措施及文件證據。因此，使用者應將這些建議視為可能被要求的示例清單，而非必須滿足的完整清單。
- 記錄用於確定報告期內公司員工人數的方法，以及如何將這些員工分類為不同組別以進行評估。審核人員可能會使用這些資訊來評估員工是否被無意中排除在評估之外的風險。135
- 創建文件，例如會議記錄和參與者名單，以證明員工及/或其代表在創建或修改意見機制時的參與。審核人員可能會評估這些文件以驗證員工在這些過程中的參與。
- 記錄向員工傳達意見機制的存在及其使用步驟的措施。向員工的傳達包括任何將其納入招聘、培訓或績效評估過程或材料的方式。這可以幫助審核人員了解並評估公司確保員工知曉該機制的策略。
- 記錄用於確保通過公司提供的機制提交意見的員工在適當情況下保持匿名的方法。審核人員可能會使用此信息來驗證該機制是否可以在員工無需擔心報復的情況下訪問。
- 記錄在員工向公司提出意見時，公司提供獨立建議和專業知識的條件。審核人員可能會評估這些流程以驗證公司是否滿足此標準。
- 記錄用於確保控制措施按預期運行的流程。審核人員可能會檢查此流程以確定公司是否能夠在合理時間內識別並解決意見報告系統中的任何問題。
有關如何設計及記錄內部控制的更一般性解釋，請參閱 實施指南 中的「以系統化的方式追求未來適能狀態」部分。
5. 附加資訊
5.1 示例
ACME Inc. 銷售檸檬水產品。其運營包括兩個地點：一個裝瓶廠和一個辦公室。公司共有 250 名員工：50 名在辦公室工作，200 名在裝瓶廠工作。公司在兩個地點均設有意見機制。
辦公室地點的意見機制僅符合八個標準類別中的五個：目前無法訪問獨立仲裁員，公司未事先向員工團體傳達重大業務變更，並且提交投訴的員工在過程中未收到任何更新。因此，公司將其辦公室意見機制的適應性評分為 70%。
裝瓶廠的意見機制與辦公室機制存在相同的三個不足之處，但此外，ACME 未提供工廠員工匿名提交意見的方式。因此，公司將其裝瓶廠意見機制的適應性評分為 60%。
公司計算其進度如下：
\[F=\frac{0(E_{0\%})+0.3(E_{30\%})...+1(E_{100\%})}{E_T}=\frac{0.7(50)+0.6(200)}{250}=62\%\]
背景指標
報告期內的總員工人數 = 250人
5.2 有用連結
聯合國商業與人權指導原則
聯合國人權理事會於 2011 年批准了 指導原則 這些原則適用於國家和企業。
歐洲企業社會責任CSR Europe
CSR Europe 是歐洲領先的企業社會責任商業網絡。2013 年，它發布了報告 評估公司申訴機制有效性, 將聯合國的指導原則轉化為一系列建議的公司行動。
合規顧問/監察員辦公室 (CAO)
CAO 是國際金融公司 (IFC) 和多邊投資擔保機構 (MIGA) 的獨立申訴機制。它發布了 發展計畫申訴機制設計與實施指南。