4. 評估和報告的考慮因素
4.1 設定參考點來評估消除指標的進展
對於某些零損目標 例如營運不會排放溫室氣體, 進度指標反映了公司消除負面影響的程度。定義 100% 對於此類指標的含義很簡單，但確定起點 (0%) 則較不直觀。為了使公司在消除相關問題方面取得的進展具有相關性，我們需要一個參考點來「錨定」績效。
公司可以選擇自己的參考點，以此來衡量後續的減少量，如下所示：
- 如果公司多年來一直在測量計算未來適能狀態進展所需的所有數據（例如所有營運溫室氣體排放量)，則可以選擇其中任何一年的數據作為參考點。
- 如果公司已經測量了很大一部分數據，但不是計算其進度所需的全部數據（例如，五分之四的設施的溫室氣體排放量），則應估計缺失的數量，並使用部分估計的總量作為參考點。如果公開報告進展情況，應聲明估計值的使用情況。
- 如果公司沒有保存所需資料的記錄，則測量開始當年的進度將從 0% 開始。
使用基準之前已經積極衡量和減少其影響的公司都可以在其進度指標中看到其在此期間的績效收益。
需要注意的是，企業必須以實際行動來兌現承諾。如果一家公司致力於成為「Future-Fit」並選擇一個參考點，其進度指標將保持在 0%，直到它能夠從該初始值減少其影響（例如透過減少溫室氣體排放)。
一旦選擇了參考點，未來幾年就不應更改，除非在極少數情況下這樣做會導致報告的數據提供更可靠和相關的資訊。271
4.2 不完整數據的評估與報告
理想情況下，在描述未來適能狀態的進展時，所有公司都會評估並報告其營運的全部範圍。然而，在某些情況下，在給定的報告期間內可能無法做到這一點。範例包括：
- 剛開始使用基準評估其績效且尚未設法從業務各部門收集資訊的公司。
- 正在經歷重大結構變化的公司，例如合併、收購或剝離營運部門。272
未包括在內的活動範圍；(b) 他們向資料使用者明確指出此類遺漏對公司未來適能狀態狀況的可能影響273; (c) 他們解釋了在未來的報告週期中將如何解決這些遺漏問題。
4.3 保證
基準保證簡介
基準指標旨在供公司用來評估其環境和社會績效，並讓人們了解管理決策如何影響健康。一些公司會發現他們希望第三方檢查他們是否正確完成了這些評估，為了增強他們對用於推動決策的資訊的信心，或者因為他們打算向外部報告指標。考慮到這一點，基準的編寫方式有助於促進使用 ISAE 3000 標準的保證工作。
在自我評估績效時，公司應該主動思考如何確保和傳達其數據和計算的正確性。就財務資訊而言，這涉及兩個步驟：1）從用於得出最終數字的過程中收集證據，以及2）如果要發布資訊以供外部參考（例如在年度報告中)，則聘請獨立擔保人審查報告的數字以及確定這些數字的方法。這種方法旨在讓資訊使用者對其可靠性充滿信心，並且同樣適用於 Future-Fit 數據和報告。
通常，保證人需要了解公司賴以保持平穩運行的製衡機制（稱為「內部控制」 ）274, 以及資訊線索，使他們能夠評估以下五個領域，其中資料收集和報告可能會出錯：
- 存在/發生: 所報告的社會和環境結果是否實際發生？或者是否包含了無法驗證的訊息，因此可能與從未發生過的事件有關？
- 完整性: 報告的內容是否包含所有相關資訊？或者是否存在其他重要的缺失數據，使用該報告的人需要做出明智的決定？
- 歸因: 所報告的社會和環境結果是否因公司的行為而發生？公司是否有可能聲稱對其他組織造成的結果（無論是積極的還是消極的）負責，或者是他們自己發生的結果？
- 準確性: 報告中的數字計算是否正確？公司是否正確遵循了指示，計算是否沒有錯誤？
- 示範: 這些數字的傳達方式是否能讓報告使用者清楚地了解其意義和重要性？如有必要，是否包含足夠的支援資訊以將資料置於上下文中？
作為一個整體，這些被稱為“審計斷言” 。在審查 Future-Fit 報告時，保證團隊的目標是確定報告是否是根據基準中規定的規則編寫的。公司可以透過自訂其收集的證據來解決這些審計斷言，從而使保證團隊更容易得出結論。
準備鑑證業務
如果一家公司計劃由獨立第三方保證其基準數據，那麼在保證團隊到達之前可以採取一些步驟來幫助簡化任務。由於每家公司都是不同的，並面臨獨特的挑戰，因此不可能完全規範並提供完整的步驟清單以確保保證流程順利成功。儘管如此，以下各節概述了某些行動，這些行動將幫助公司解決在整個基準中多次出現的標準。
內部控製文件
保證提供者建議以流程圖的形式規劃和記錄公司用於獲取計算基準指標資訊的組織流程，並確定有助於防止在此過程中出現錯誤的內部控制。這將使外部保證團隊能夠輕鬆地快速了解每個流程涉及哪些部門、系統和工作職能，識別可能出現問題的領域，並開始考慮現有的內部控制是否可以有效地防止問題。問題。有關如何執行此操作的更多信息，請參閱 映射流程和內部控制指南 部分。
零損目標標準類型的具體指南
零損目標涵蓋了廣泛的主題，其各自的行動指南中概述的標準包括從衡量產量到安排定期審查會議，從做出全公司範圍的承諾到實施特定行業框架的建議的一切內容。雖然明確定義了要求並給出了具體的衡量規則，但公司仍具有很大的靈活性，可以以適合其業務模式和策略的獨特方式實現這些成果。
總的來說，這對企業來說是件好事。明確的標準意味著目標的去向明確，具體的定義為報告公司之間的衡量提供了公平的競爭環境。同時，公司並沒有被告知他們必須如何達到這些標準，這使得管理層可以自由地定義優先事項並應用對他們有意義的解決方案。
雖然各種行動指南中的一些標準僅與一個特定的零損目標相關，但也有一些反覆出現的主題出現在幾個不同的行動指南中。本節確定了這些主題，並就哪些類型的內部控制可以幫助確保解決所有相關風險提供了一些指導。
1) 初步範圍評估
對於許多目標，第一步是執行範圍評估，該公司確定目標適用於其業務的所有領域。為了實現 能源來自再生能源的 目標，公司必須先確定其使用能源的所有領域，然後才能確定其使用的能源類型和比例。對於 營運不排放溫室氣體, 這一目標，概念是相似的；在測量排放量之前，公司首先需要確定其營運中產生排放的所有不同方面。此類標準與完整性斷言相關——公司是否在其評估和報告中包含了所有相關信息，或者是否有錯誤排除的領域？
可以幫助實現此目的的一些控制項範例包括：
- 設計流程不允許使用者在記錄所有相關資訊之前繼續操作，從而減少遺失關鍵資料點的可能性。
- 例如 員工必須遵守公平的僱用條款: 當僱用新員工時，人力資源系統會提示使用者提供有關其僱用條款的信息，然後才能提交記錄並設定薪資單。
- 對數據點進行隨機抽查，並追蹤它們直至最終匯總總數，以確保它們包含在最終報告值中，從而可能檢測到意外遺漏的必要資訊。
- 例如, 能源來自再生能源: 隨機選擇在給定地點使用能源的月份和流程，並透過報告流程追蹤能源購買情況，以確保其已包含在最終報告中。
2) 計算標準
一旦為任何零損目標收集了必要的數據，就需要進行計算以評估公司的進度。基準中有多種不同格式的指標，對於報告公司在嘗試計算之前了解其正在處理的指標類型很有幫助。指標類型包括比例（例如，多少百分比的員工獲得生活工資)、消除（例如，將基準年產生的有害排放量減少到零）和評分錶目標（例如，供應商的商品評級為 60%）因為它們滿足了一些與衡量進展的標準相對應的特定採購要求，但缺少其他要求)。
對於這些標準，準確性和完整性都是相關的斷言。公司應確保：1) 已仔細考慮相關行動指南中提供的所有資訊和定義，2) 對於沒有公司所有部門完整數據的主題，它知道如何傳達這一點並將其納入指標計算中，3) 已根據 「設定參考點來評估消除指標進度」部分中的建議設定基準年。
可以幫助實現此目的的一些控制項範例包括：
建立一個清單供員工在完成計算過程的各個方面時使用，以確保遵循必要的步驟並識別所有關鍵資訊。此清單將指導員工完成需要執行的任務，並且可以在員工完成工作後由主管進行審查，以識別缺少的步驟。
消除營運浪費 目標的範例清單可以是:
- 下載當年「廢棄物處理」帳戶中的所有費用條目;
- 識別帳戶中每個唯一的供應商;
- 從「廢棄物處理」帳戶取得包含每個供應商的實際發票的資料夾，並檢查該期間的發票，以確保沒有錯誤遺漏或貼錯標籤的其他處理費用;
- 將發票上列出的重量記錄在用於計算的電子表格中;
- 對於以體積而不是重量列出廢物量的發票，請使用適當的比率轉換為重量;
- 與設施經理核實，了解是否有任何其他第三方在報告期間從該地點清除了廢物，但未在帳戶中列出;
- 將用於計算的電子表格中的權重相加;
- 將文件和發票提交給主管檢查。
在目前報告期間的計算完成後，針對上一期間的相同計算執行變異數分析。對於已包含在本年度計算中但未包含在上一年計算中的項目、已包含在上一年計算中但未包含在本年度計算中的項目、或已包含在兩年計算中但金額差異較大的項目，請調查其差異並確定每個差異的原因，以確保它不是錯誤。
例如，對於目標 業務按道德進行, 計算可能是：
- 2017 年：80% = 涵蓋 800 名員工 / 1000 名員工總數
- 2016 年：63% = 涵蓋 825 名員工 / 1300 名員工總數
300 名員工總數的方差可能表明該公司在今年的計算中缺少信息，因此需要進行調查。管理層證實，該公司的一家工廠在年內關閉，影響了所有 350 名員工，其中包括 25 名辦公室人員。該公司為辦公室員工製定了評估、政策和流程，但尚未為工廠其他員工完成這項工作。關閉工廠對公司的財務狀況產生了積極影響，使他們能夠額外僱用 50 名員工，但這些員工尚未接受公司所需的培訓，無法將他們視為完全滿足目標要求。這種解釋可以用證據證實，並解釋了年份之間的差異，因此報告團隊確信它不會表明計算中存在錯誤。
3) 文件標準
在整個基準中，要求公司記錄其流程步驟、執行的計算和/或在應用操作指南中的步驟時所使用的外部資源的名稱。該文件可用於不同的目的。在某些情況下，它旨在包含在該公司的外部 Future-Fit 通訊中，以便為資訊使用者提供更多背景資訊和更好的理解。在其他情況下，它的目的是在內部記錄和保留，以供管理層審查或為保證提供者創建一條線索，以了解公司在實現相應目標時所採取的方法。
文件可以是證明特定事件在特定時間點發生的有效方法。當試圖傳達專案結果或獲得提案的支持時，這在內部非常重要，並且還可以幫助外部保證提供者滿意系統和控制在整個報告期間內按預期運作。文件也有助於獲取個別員工的非正式的、機構的知識或經驗，並將其編纂成任何人都可以使用和理解的東西。這尤其有利於那些需要複製現有業務成功的成長型公司，或是在員工離職、有人離開公司且職責需要轉移的情況下。
文件控制的一些範例包括：
- 建立流程中的步驟圖，顯示每個步驟的觸發因素、涉及哪些操作以及是否產生特定輸出。可以透過添加對每個點發生的情況的敘述性解釋來加強圖表。
- 有關映射流程和內部控制的指南 部分，以了解以流程圖形式記錄的控制流程範例。
- 記錄計算並保留其中的數字的來源文件。這可以包括對第三方文件或網站以及內部系統的引用。
- 員工至少獲得生活工資的, 目標，公司可以根據最近的非政府組織報告結合住房成本、政府網站上的該國健康飲食的平均成本、時尚產業報告詳細介紹了服裝成本，以及對城市學校成本的初步研究等。引用來源和存取日期可以讓報告使用者確信這些數字是可信的。
- 為通常不涉及紙本或電子文件的實體流程建立文件可以幫助向內部和外部利害關係人證明流程正在按預期使用。
- 實現管理自然資源以尊重生態系統、人類和動物福利的, 目標，員工可以定期檢查農場排水溝中的濾膜，這是該公司防止肥料徑流系統的一部分。該任務不需要寫下任何內容，但如果創建了物理清單，列出了檢查的不同過濾器、執行檢查的日期，並且由執行檢查的員工及其經理簽署或主管，那麼它就成為進行檢查的令人信服的證據。
4) 定期檢討內部控制
企業是動態的－不斷創新、成長和適應。內部控制也不能倖免，因此企業應始終尋求改進現有控制，並準備好調整控制以應對業務的其他變化。因此，主動安排時間審查各個控制流程通常是有意義的。基準包含對這些審查的一些要求，但在其他情況下它們可能會有所幫助。
應根據控制相關的風險來規劃審核時間。例如，風險出現的頻率如何，控制措施不能有效發揮作用的後果有多大？根據答案，控制措施可能需要每年審查一次（例如，檢查新員工培訓材料包含員工補充線上安全課程的更新連結)、每季一次、每週一次或更頻繁地審查一次（例如，確保新的電圍欄可以有效防止牲畜侵入鄰近的生態系統，而不會對動物造成傷害)。
定期審查的一些例子包括：
- 與相關員工和管理層定期召開會議，評估和討論內部控制的有效性。在計劃這些審查時，公司還應計劃為解決控制中發現的任何問題而採取的後續步驟，並考慮為解決這些問題制定預算資金。
- 積極徵求、公正判斷和透明解決員工關切的, 目標，公司可以安排執行長、人力資源主管和工會代表之間的年度會議，以評估員工報告工作或僱用條件申訴的製度。常設議程項目可能包括討論員工對系統的認識、使用率、回應時間以及從員工收集的回饋。
- 按照設定的時間表向來自不同地點或部門的隨機選擇的員工發送回饋請求，以了解員工的意見，並審查結果以了解是否提出了任何需要採取行動的問題。
- 實現業務合乎道德的, 目標，公司可能每季向每個部門的員工發送一項調查，詢問他們是否認為存在違反道德的風險（例如，實現銷售目標的壓力導致員工改變銷售條款)。高階管理層可以在下週對結果進行分析和審查，其中任何潛在的重大問題或答覆中反覆出現的主題都將由公司做出回應。
- 安排時間觀察控制措施是否如預期執行。在實務中實施的控制措施與最初設計的方式不同的情況並不罕見。在實踐中觀察它們可以突出設計中的弱點、不切實際的方面，或指出培訓或激勵結構中所需的改變。在不通知負責控制的利害關係人的情況下進行這些觀察可能有助於確保觀察到的行為能夠代表每天實際發生的情況。
- 「產品溝通誠實、道德並促進負責任的使用」, 這一目標，公司可以每月一次對銷售公司產品的零售地點進行一次突擊商店訪問，以確定是否向客戶提供了他們所需的信息，以便做出明智的購買決定。
5) 引用其他標準
在某些方面，基準要提到特定的第三方管理工具，要建議公司遵守「相關行業標準」。原因是該基準旨在適用於任何行業的任何企業，但對於許多行業來說，有大量關於與未來適能狀態相關的社會和環境主題的高度專業化的指導。只要可行，我們都會嘗試向公司指出這些其他標準，或使指導與這些標準一致。在其他情況下，所涵蓋的主題過於具體，無法包含在基準中，因為它們不適用於大多數使用者。
可能適用於公司的其他標準的一些示例包括：
- 識別公司實際工作場所周圍文化或環境高保護價值的區域。
- 「營運不侵犯生態系統或社區」, 的目標，公司應參考 HCV Network 提供的定義和評估指南，以確定其營運所影響的區域是否包括高保護價值區域，並為其提供指導。適用)。
- 對於生產或購買產品或服務的公司來說，如果存在廣泛接受的指南，詳細說明如何最大限度地減少負面社會或環境影響，公司應確定並遵守這些政策，同時指出指南未涵蓋的領域。
- 自然資源管理尊重生態系統、人類和動物福利的, 目標，生產棕櫚油的公司應確定並遵守可持續棕櫚油圓桌會議 (RSPO) 制定的指導方針。本公司還需要承認相關行業標準（在本例中為 RSPO 指南）的範圍未涵蓋基準中所需的資訊。例如，RSPO 提供了指南和工具來幫助計算棕櫚油生產商的莊園和工廠方面的溫室氣體，並要求公司計算這些值，但這並沒有提供公司整個運營所需的完整碳足跡為 實現不排放溫室氣體的 目標。